Vos droits en vertu de la loi sur la liberté de l'information (FOIA)
- Vous avez le droit de demander à consulter ou à recevoir des copies de documents publics non protégés, ou les deux.
- Vous avez le droit de demander que les frais liés aux documents demandés soient estimés à l'avance.
- Si vous estimez que vos droits en matière de FOIA ont été violés, vous pouvez déposer une requête auprès d'un tribunal de district ou de circuit afin d'obtenir le respect de la FOIA.
Demande de dossiers auprès de la VPB
- FOIA DOE n'exige pas que votre demande soit faite par écrit, et vous n'avez pas besoin d'indiquer spécifiquement que vous demandez des documents au titre de FOIA. D'un point de vue pratique, les demandes écrites sont préférables. Il peut être utile, tant pour vous que pour la personne qui reçoit votre demande, de formuler votre demande par écrit. Cela vous permet d'enregistrer votre demande. Il nous indique également clairement les documents que vous demandez, afin d'éviter tout malentendu à propos d'une demande verbale.
- Votre demande doit porter sur des dossiers ou des documents existants. La FOIA vous donne le droit d'inspecter ou de copier des documents. FOIA DOE ne s'applique pas à une situation où vous posez des questions générales sur le travail du VPB, et DOE n'oblige pas le VPB à créer un enregistrement qui DOE n'existe pas.
- Veuillez coopérer avec le personnel de VPB pour clarifier le type de documents que vous recherchez ou pour tenter de parvenir à un accord raisonnable sur la réponse à donner à une demande importante. Le dépôt d'une demande de FOIA n'est pas une procédure contradictoire, mais il se peut que nous devions discuter de votre demande avec vous afin de nous assurer que nous comprenons bien les documents que vous recherchez.
Les responsabilités du VPB dans la réponse à votre demande
- Le VPB doit répondre à votre demande d'information dans les cinq jours ouvrables suivant sa réception. "Le jour 1" est considéré comme le jour suivant la réception de votre demande. La période de cinq jours DOE ne comprend pas les week-ends ni les jours fériés.
- FOIA exige que VPB apporte l'une des réponses suivantes à votre demande dans le délai de cinq jours :
- Nous vous fournissons les documents que vous avez demandés dans leur intégralité.
- Nous ne divulguons pas tous les documents que vous avez demandés parce qu'ils font tous l'objet d'une exemption statutaire spécifique. Si tous les documents sont retenus, nous devons vous envoyer une réponse par écrit.
- Nous fournissons certains des documents que vous avez demandés, mais nous en retenons d'autres. Dans ce cas, nous pouvons expurger la partie du dossier qui peut être retenue et nous devons vous fournir le reste du dossier.
- Nous vous informons par écrit que les documents demandés sont introuvables ou inexistants (nous ne possédons pas les documents que vous souhaitez). Toutefois, si nous savons qu'un autre organisme public détient les documents demandés, nous devons inclure les coordonnées de l'autre organisme public dans notre réponse.
- S'il est pratiquement impossible pour VPB de répondre à votre demande dans le délai de cinq jours, nous devons l'indiquer par écrit et expliquer les conditions qui rendent la réponse impossible. Nous disposerons ainsi de sept jours ouvrables supplémentaires pour répondre à votre demande, ce qui nous donne un total de 12 jours ouvrables pour répondre à votre demande.
Nous ne pouvons pas vous demander pourquoi vous souhaitez obtenir les documents.
La raison de votre demande de documents publics n'est pas pertinente. Nous ne pouvons pas vous demander pourquoi vous souhaitez obtenir ces documents. Toutefois, FOIA DOE nous permet de vous demander votre nom et votre adresse légale. Le VPB exige que vous fournissiez votre nom et votre adresse légale avec votre demande.
Votre demande doit identifier les documents que vous recherchez avec "une spécificité raisonnable."
Il s'agit d'une norme de bon sens. Il faut que vous soyez suffisamment précis pour que nous puissions identifier et localiser les documents que vous recherchez.
Votre demande doit porter sur des dossiers ou des documents.
FOIA DOE ne s'applique pas à une situation où vous posez des questions générales sur le travail du VPB. En outre, nous ne sommes pas tenus de créer un nouvel enregistrement si l'enregistrement DOE n'existe pas déjà.
Vous pouvez choisir de recevoir des documents électroniques dans n'importe quel format utilisé par le VPB dans le cours normal de ses activités.
Par exemple, si vous demandez des documents conservés dans une base de données Excel, vous pouvez choisir de recevoir ces documents par voie électronique, par courrier électronique ou sur un support de stockage physique, ou encore sous la forme d'une copie imprimée.
Coûts
- Un organisme public peut facturer des frais raisonnables ne dépassant pas le coût réel encouru pour accéder aux documents demandés, les dupliquer, les fournir ou les rechercher, et doit faire tous les efforts raisonnables pour fournir les documents demandés au coût le plus bas possible. Aucun organisme public n'impose de frais ou de dépenses supplémentaires, intermédiaires ou excédentaires pour couvrir les coûts généraux liés à la création ou à la tenue de dossiers ou à la conduite des affaires générales de l'organisme public. Les frais de duplication facturés par un organisme public ne doivent pas dépasser le coût réel de la duplication. Avant de procéder à une recherche de documents, l'organisme public informe le demandeur par écrit que l'organisme public peut facturer des frais raisonnables ne dépassant pas les coûts réels encourus pour l'accès, la duplication, la fourniture ou la recherche des documents demandés et demande au demandeur s'il souhaite obtenir une estimation des coûts avant la fourniture des documents demandés, conformément à la sous-section F de l'article 2.2-3704 du code de la Virginie.
- Si nous estimons que la réponse à votre demande coûtera plus de 200 dollars, nous vous demanderons de verser un acompte ne dépassant pas le montant de l'estimation avant de donner suite à votre demande. Nous vous informerons de tout coût anticipé supérieur à 200 dollars, même si vous ne demandez pas de devis à l'avance. Les cinq jours dont nous disposons pour répondre à votre demande DOE n'incluent pas le temps écoulé entre le moment où nous demandons un dépôt et celui où vous y répondez.
- Vous pouvez nous demander d'estimer à l'avance les frais liés à la fourniture des documents que vous avez demandés. Cela vous permettra de connaître à l'avance les coûts éventuels ou vous donnera la possibilité de modifier votre demande pour réduire les coûts estimés.
- Si vous devez de l'argent à VPB à la suite d'une demande antérieure sur FOIA qui est restée impayée pendant plus de 30 jours, VPB peut exiger le paiement de la facture en souffrance avant de répondre à votre nouvelle demande sur FOIA.
- Les frais sont calculés sur la base des heures de travail du personnel nécessaires pour fournir un ensemble complet de documents pertinents, ce qui inclut la recherche, l'examen et l'expurgation si nécessaire. Dans la plupart des cas, un taux horaire administratif est utilisé. Toutefois, si la demande ne peut être traitée que par un employé spécifique, le taux horaire de cet employé est utilisé pour évaluer la redevance.
- Si vous souhaitez que les dossiers vous soient envoyés par la poste, un prix par page peut être ajouté à nos honoraires. Si des frais d'expédition sont nécessaires, le montant réel des frais d'expédition peut également être ajouté à la redevance. Il n'y a pas de frais supplémentaires pour les documents produits par voie électronique.
- Veuillez noter que l'administration pénitentiaire de Virginie conserve une grande partie des données mises à la disposition de la commission de libération conditionnelle de Virginie. Toute demande adressée à FOIA et nécessitant la collecte de données en notre nom par l'administration pénitentiaire de Virginie peut faire l'objet de frais supplémentaires payables à l'agence.
Veuillez coopérer avec le personnel
Si nous avons des questions concernant votre demande, veuillez coopérer avec le personnel pour clarifier ou tenter de parvenir à un accord raisonnable sur une réponse à une demande importante.
Pour les questions juridiques et les questions générales relatives à la FOIA
Si vous avez des questions concernant une demande d'archives, ou si vous avez besoin de conseils sur l'endroit où envoyer votre demande, contactez-nous :
Herman Davis
(804) 887-7839
Courriel : FOIA@vpb.virginia.gov
Commission de libération conditionnelle de Virginie
6900 Atmore Drive Richmond, VA 23225
En outre, le Conseil consultatif sur la liberté de l'information est à votre disposition pour répondre à toutes les questions que vous pourriez avoir sur la FOIA. Le Conseil peut être contacté par courrier électronique à l'adresse foiacouncil@dls.virginia.gov, ou par téléphone à l'adresse (804) 225-3056 ou, sans frais, à l'adresse 1-866-448-4100.